Projekt:

Digitalizacja ewidencji ludności Wielkopolski w XIX-XX wieku. 2015.

Informacje ogólne

Okres realizacji:

4 maja 2015 - 31 grudnia 2015

Okres zawarcia umowy:

18 czerwca 2015

Nazwa wnioskodawcy / beneficjenta:

Archiwum Państwowe w Poznaniu

Budżet: 377191,00

Rodzaj projektu:

    Archiwalny

Charakterystyka projektu:

Usługa

Opis projektu

Archiwum Państwowe w Poznaniu w pełni zrealizowało założone bezpośrednie cele i osiągnęło następujące rezultaty: 1) kontynuowano w pracowni digitalizacji w Poznaniu proces intensywnego skanowania kartoteki ewidencji ludności miasta Poznania przechowywanej w zespole Akta miasta Poznania oraz akta Urzędu Stanu Cywilnego w Poznaniu. W 2015 r. zakończono cyfryzację zaplanowanej części kartoteki, tj. 31 jednostek archiwalnych zawierających łącznie 28 477 skanów. Rozpoczęto digitalizację zespołu USC Poznań (obwód miejski), skanując 327 j.a. zawierających 133 662 skanów. Zdigitalizowane materiały zostały w całości przekazane do NInA i NAC w celu udostępnienia w domenie publicznej (www.szukajwarchiwach.pl). Ponadto w Poznaniu w 2015 r. kontynuowaneo sporządzanie indeksu osobowego dla kartoteki ewidencji ludności m. Poznania. Łącznie sporządzono ponad 330 tys. rekordów haseł osobowych, które w całości zamieszczono w sieci internetowej. Dzięki temu uzyskano zakładany tzw. punktowy dostęp do kart z wyszukanymi nazwiskami i imionami. To z kolei wielokrotnie skraca czas wyszukiwania konkretnych osób. Zastosowanie tego rozwiązania przyczynia się do jeszczce większego podniesienia częstotliwości korzystania z kartoteki oraz podniesienia jej walorów badawczych wśród użytkowników. 2) kontynuowano w Oddziałach Archiwum w Gnieźnie i Koninie digitalizację materiałów metrykalnych. W Gnieźnie zeskanowano i przygotowano do udostępnienia w domenie publicznej (ZoSIA) akta stanu cywilnego oraz księgi meldunkowe kilku zespołów archiwalnych (161 j.a. 13 441 skanów). Z kolei w Koninie zeskanowano i również w całości przygotowano do udostępnienia w domenie publicznej (ZoSIA) akta metrykalne z 5 zespołów akt stanu cywilnego (104 j.a. 17 996 strony/karty). Ponadto dzięki niniejszemu projektowi Archiwum zrealizowano następujące cele: realizacja Programu Wieloletniego KULTURA +, realizacja Strategii Archiwów Państwowych na lata 2010-2020, upowszechniono europejskie dziedzictwo kulturowe, zintensyfikowano proces digitalizacji materiałów ewidencji ludności przechowywanych w zasobie Archiwum w Poznaniu oraz jego Oddziałach w Gnieźnie i Koninie, zwiększono dostęp do zasobu archiwalnego poprzez udostępnienie zdigitalizowanych archiwaliów w sieci internetowej, zwiększono ochronę oryginalnych materiałów archiwalnych. Etap I - zakończenie digitalizacji kartoteki mieszkańców miasta Poznania z XIX -XX wieku i rozpoczęcie skanowania akt Urzędu Stanu Cywilnego w Poznaniu oraz przekazanie ich kopii do udostępnienia w Internecie w domenie publicznej (ZoSIA) objęło wykonanie następujących czynności: a) od 4 maja do 31 lipca: przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji poprzez wykonanie prostych zabiegów konserwatorskich polegających na: oczyszczeniu kart z kurzu i zaplamień, podklejeniu kart przedartych bibułką Filmoplast R, prostowanie kart pofałdowanych i zagiętych. Ogółem do digitalizacji przygotowanych zostało 362 j.a.; b) od 19 listopada do 19 grudnia: digitalizacja części zespołu Akta miasta Poznania - kartoteka mieszkańców miasta Poznania oraz USC Poznań. Ogółem digitalizacji poddano 358 j.a. na ogólną ilość kart/stron: 162 111; c) od 1 czerwca do 30 września: uzupełnienie i weryfikacja inwentarza elektronicznego zdigitalizowanych materiałów (metadane); d) od 4 maja do 19 grudnia: sporządzenie elektronicznego indeksu osobowego dla części kartoteki (330 tys. rekordów); e) od 20lipca do 19 grudnia: weryfikacja merytoryczna i technologiczna zeskanowanych materiałów oraz przekształcenie plików wzorcowych w użytkowe; f) od 19 listopada do 19 grudnia: przygotowanie do zamieszczenia zdigitalizowanych materiałów na stronie internetowej. Etap IIa i IIb - digitalizacja materiałów archiwalnych w Oddziałach Archiwum w Gnieźnie i Koninie oraz przygotowanie ich do udostępnienia w Internecie w domenie publicznej (ZoSIA) objęło wykonanie następujących czynności: a) od 4 maja do 31 lipca: przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji poprzez wykonanie prostych zabiegów konserwatorskich polegających na: oczyszczeniu kart z kurzu i zaplamień, podklejeniu kart przedartych bibułką Filmoplast R, prostowanie kart pofałdowanych i zagiętych. Ogółem do digitalizacji przygotowanych zostało 402 j.a.; b) od 20 maja do 30 września: digitalizacja materiałów stanu cywilnego i metrykalnych w Gnieźnie i w Koninie. Ogółem digitalizacji poddano 265 j.a. na ogólną ilość kart/stron: 31 437; c) od 1 czerwca do 30 września: uzupełnienie i weryfikacja inwentarzy elektronicznych zdigitalizowanych materiałów (metadane); d) od 3 sierpnia do 16 października: weryfikacja merytoryczna i technologiczna zeskanowanych materiałów oraz przekształcenie plików wzorcowych w użytkowe; e) od 19 października do 11 grudnia: przygotowanie do zamieszczenia zdigitalizowanych materiałów na stronie internetowej. Etap III - promocja projektu i rozliczenie projektu.

Opis szczegółowy efektów projektu - część digitalizacyjna / usługowa

193548
- Liczba wykonanych skanów
obiektów archiwalnych
623
- Liczba zdigitalizowanych
obiektów archiwalnych

Udostępnianie

Liczba udostępnionych
obiektów w sieci Internet bezpłatnie:

623

Liczba skanów udostępnionych w sieci Internet:

193548

Zbiory dostępne są w portalu Europeana pod adresem:

Zbiory dostępne są w portalu FBC pod adresem:

Pozostałe informacje

51
- Liczba osób zaangażowanych w realizację zadania

Opis działań promocyjnych:

Archiwum Państwowe w Poznaniu, jako wykonawca zadania pn. „Digitalizacja ewidencji ludności Wielkopolski w okresie XIX i XX wieku”, zorganizowało szeroką akcję promocyjną. W związku z tym, iż projekt był kontynuacją zadania rozpoczętego w 2011 roku i kontynuowanego w latach 2012-2015, po otrzymaniu infromacji o przyznaniu dofinansowania, już 22 kwietnia 2015 r. została zamieszczona odpowiednia informacja na stronie internetowej Archiwum oraz na stronie polskich archiwów państwowych. 15 maja 2015 r w Gnieźnie w trakcie realizacji projektu edukacyjnego pn. "Dzień powszedni mieszkańców Gniezna w ll.1914-1918" poinformowano o projekcie digitalizacji realizowanym w Oddziale w Gnieźnie w ramach WP Kultura+. Również w Poznaniu w dniu 9 czerwca 2015 r. podczas spotkania zorganizowanego z okazji Międzynarodowego Dnia Archiwów, uczestnicy mieli mozliwość zapoznania sie z oryginałalmi materiałów digitalizowanych w ramach WP Kultura+. Mogli również nie tylko zwiedzić pracownię digitalizacji (wysposażoną w srzęt zakupiony w 2011 roku ze środków MKiDN) i zobaczyć pokaz skanowania, ale również samemu mogli spróbować wykonać kilka skanów. Ponadto dla uatrakcyjnienia pobytu w Archiwum, na parterze w holu w gmachu głównym Archiwum przy ul. 23 Lutego 41/43, przygotowana została mini wystawa prezentująca oryginały kartotek ewidencyjnych znanych mieszkańców miasta Poznania. Projekt był również promowany w ramach IX Formum Wielkopolskich Konserwatorów Papieru i Skóry zorganizowanego 28 września 2015 r. w Bibliotece Kórnickiej na zamku w Kórniku, zorganizowanym przez Archiwum Państwowe w Poznanu. O realizowanym projekcie w Poznaniu informował dyrektor AP w Poznnaiu. Analogiczna prezentacja realizowanego projektu odbyła się 28 listopada 2015 r. podczas kolejnego spotkania z cyklu "Popołudnie z dokumentem". Podczas tegospotkania dokonano swego rodzaju posdsumowania kilkuletniego projektu. Ponadto na antenie Radia Konin został wyemitowany wywiad z kierownikiem Oddziału w Koninie, między innymi na temat projektu realizowanego w ramach WP Kultura+. Oprócz tego dla przybliżenia tematyki związanej z realziowanym projektem dla zaintersowanych instytucji i osób przygotowano okolicznościowy folder informacyjny (skan folderu w załączeniu na płycie CD). Informacja o promocji projektu zostały zamieszczone na stronie internetowej Archiwum Państwowego w Poznaniu (http://www.poznan.ap.gov.pl). Na łamach Głosu Wielkopolskiego i i jego stronie internetowej ukazał się artykuł informujący o zakończeniu realizacji kolejnego etapu projektu Kultura+.